Introduction

« Carbonhound s'engage à respecter les normes les plus strictes en matière d'éthique, de moralité et de conformité juridique dans la conduite de ses activités. La présente procédure de signalement et de traitement des griefs offre un cadre permettant à toute personne — qu'il s'agisse d'employés, de clients, de membres de la communauté, de fournisseurs, d'investisseurs ou de membres du grand public — de signaler en toute confidentialité des préoccupations ou des comportements répréhensibles liés à nos activités. »

Qui peut signaler un incident ?

Cette procédure est accessible à l'ensemble des employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires, clients et parties prenantes externes de Carbonhound. Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme.

Ce que vous pouvez signaler

Nous vous encourageons à signaler toute violation avérée ou présumée des politiques, des normes éthiques ou des lois applicables de Carbonhound. Cela inclut, sans s'y limiter, les préoccupations liées à :

• Impact environnemental
• Santé et sécurité
• Pratiques en matière de travail
• Conduite éthique
• Impact sur la communauté
• Fraude ou malversation financière
• Violations de la confidentialité ou de la sécurité des données

Comment envoyer un rapport

Les parties prenantes externes peuvent déposer une plainte via leformulaire de signalement disponible sur le site web de Carbonhound. Ce formulaire permet de déposer des signalements de manière anonyme et recueille les informations suivantes :

• Votre relation avec l'entreprise
• Date et lieu de l'incident
• Catégorie de la réclamation
• Une description détaillée du problème
• Que le problème ait déjà été signalé ou non
• Tout document justificatif (les fichiers joints sont acceptés)
• Le résultat ou la solution que vous souhaitez

Si vous nous communiquez vos coordonnées et demandez à être tenu informé, nous vous transmettrons les mises à jour par le moyen de communication de votre choix.

Anonymat et confidentialité

Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme. Toutes les déclarations sont traitées de manière confidentielle dans la mesure du possible. Lorsque des informations permettant d'identifier l'auteur sont fournies, celles-ci sont conservées séparément des détails de la plainte, et leur accès est réservé à l'enquêteur.

Politique contre les représailles

Carbonhound interdit formellement toute forme de représailles à l'encontre de toute personne qui signale un problème de bonne foi. Nous veillons au respect de cette règle par le biais des mesures suivantes :

• Garanties d'anonymat— Les canaux de signalement permettent d'effectuer des signalements en tout anonymat. Lorsque des informations permettant d'identifier l'auteur sont fournies, celles-ci sont conservées séparément du dossier de réclamation.
• Mesures de confidentialité— Les dossiers relatifs aux réclamations sont conservés dans un système sécurisé à accès restreint et ne sont communiqués qu’aux personnes qui en ont strictement besoin.
• Évaluation des risques— Dès réception d'un signalement, l'enquêteur évalue si l'auteur du signalement court un risque potentiel de représailles et met en place des mesures de protection supplémentaires si nécessaire.
• Suivi continu— Carbonhound surveille de manière proactive l'apparition de tout signe de représailles pendant au moins 12 mois à compter du dépôt d'une plainte.

Comment les rapports sont traités

1. Remerciements

Toutes les réclamations font l'objet d'un accusé de réception dansles deux jours ouvrablessuivant leur réception. Si vous avez indiqué un moyen de vous contacter, vous recevrez une confirmation indiquant que votre réclamation a bien été reçue et qu'elle est en cours d'examen.

2. Classification

Chaque réclamation est classée par catégorie et par gravité :

• Niveau 1 — Faible :préoccupations mineures, suggestions concernant les processus ou incidents isolés ayant un impact limité.
• Niveau 2 — Modéré :problèmes récurrents, violations potentielles des politiques ou questions touchant plusieurs parties prenantes.
• Niveau 3 — Grave :allégations comportant un risque juridique, réglementaire, financier ou de réputation important, telles que la fraude, la discrimination systémique, les atteintes graves à l'environnement ou les violations de données. Les griefs graves sont portés à l'attention du conseil d'administration.

3. Enquête

Les enquêtes sont menées rapidement et en toute impartialité par un responsable désigné. Lorsque les réclamations impliquent des tiers, les services concernés (par exemple, le service juridique, le service des opérations ou le service du développement durable) peuvent être sollicités. Lorsqu'une plainte concerne un membre de la haute direction chargé de la gestion de cette procédure, le signalement est transmis directement au conseil d'administration, qui désignera un tiers indépendant pour mener l'enquête. La ou les personnes visées par la plainte seront exclues de tous les aspects du processus d'enquête et de résolution.

4. La communication tout au long du processus

Si vous avez fourni vos coordonnées, Carbonhound vous tiendra informé à chaque étape :

• Accusé de réception— dans les 2 jours ouvrables suivant la réception
• Notification de classification— dans un délai de 5 jours ouvrables
• Informations sur l'enquête— au moins une fois tous les 15 jours ouvrables pendant la durée de l'enquête
• Notification de la décision— dans un délai de 30 jours ouvrables à compter de l'accusé de réception (sauf prolongation)

5. Résolution

Les conclusions de l'enquête sont consignées et des mesures correctives appropriées sont prises. Celles-ci peuvent inclure des modifications des politiques, des mesures disciplinaires, des améliorations des processus, la réparation du préjudice subi ou le renvoi vers des autorités externes lorsque la loi l'exige. Si vous avez demandé un suivi, un résumé de la résolution vous sera communiqué dans un délai de 30 jours ouvrables.

6. Rejet d'une réclamation

Si une demande ne remplit pas les critères d'acceptation — par exemple, si elle ne relève pas du champ d'activité de l'entreprise, si elle manque de précisions ou si elle concerne une question déjà entièrement résolue —, vous en serez informé par écrit, avec une justification claire, dans un délai de10 jours ouvrables. On vous indiquera également d'autres moyens de faire valoir votre demande et vous pourrez la soumettre à nouveau en fournissant des informations complémentaires.

Contrôle et responsabilité

Cette procédure est supervisée par la direction générale de Carbonhound. Les griefs graves (niveau 3) sont portés à l’attention du conseil d’administration dans les 48 heures suivant leur classification. Le conseil d’administration reçoit un rapport trimestriel récapitulatif sur les griefs, qui présente le nombre de griefs reçus, leur niveau de classification, l’état d’avancement des enquêtes, les résultats des résolutions et toute tendance systémique identifiée.

Révision des politiques

Cette procédure fait l'objet d'un réexamen annuel et est mise à jour si nécessaire afin de garantir qu'elle reste efficace et conforme à l'ensemble des lois et réglementations applicables.

Notre engagement

Carbonhound s'engage à maintenir un environnement dans lequel les préoccupations peuvent être exprimées sans crainte de représailles. Cette procédure est un pilier de notre engagement en faveur de la transparence, de la responsabilité et des pratiques commerciales éthiques.